Viele Kunden sprechen am liebsten per WhatsApp mit einem Unternehmen. Wer ihnen aus einem gemeinsamen Team-Postfach antworten, WhatsApp an eigene Systeme anbinden oder einen KI-Chatbot einsetzen will, braucht die WhatsApp Business Platform, meist WhatsApp Business API genannt. Dieser Ratgeber erklärt, wie die Kosten funktionieren, welche Regeln für Chatbots gelten und wie Sie starten. Grundlage ist die offizielle Dokumentation von Meta, Stand Oktober 2026.

App oder API: Was ist der Unterschied?

  • WhatsApp-Business-App: kostenlos, auf dem Handy und verknüpften Geräten, mit Schnellantworten, Labels und Katalog. Ausreichend, wenn ein oder zwei Personen die Chats von Hand beantworten.
  • WhatsApp Business Platform (API): hat keine eigene App. Sie verbindet WhatsApp mit Software: gemeinsames Postfach, CRM, Buchungssystem oder Shop und Chatbots. Bestimmte Nachrichten kosten Geld.

Wenn mehrere Personen Kundenchats beantworten oder Buchungen, Bestell-Updates oder ein Chatbot automatisch laufen sollen, brauchen Sie die Plattform.

So funktionieren die Kosten

Seit dem 1. Juli 2025 berechnet Meta jede zugestellte Vorlagen-Nachricht statt jedes Gesprächs. Eine Vorlage ist eine von Meta vorab genehmigte Nachricht, mit der ein Unternehmen ein Gespräch beginnen oder wieder aufnehmen darf. Der Preis hängt von der Kategorie der Vorlage und der Ländervorwahl des Empfängers ab.

  • Marketing: Angebote, Neuigkeiten und Einladungen zum Wiederkommen. Immer kostenpflichtig.
  • Service-Updates (Utility): Mitteilungen zu etwas, das der Kunde angestoßen hat, etwa Bestellbestätigung oder Terminerinnerung. Im Kundenservice-Fenster kostenlos, außerhalb kostenpflichtig.
  • Authentifizierung: Einmal-Codes für die Anmeldung. Kostenpflichtig.
  • Normale Antworten: Texte, Bilder und andere Nachrichten an Kunden, die Ihnen geschrieben haben. Im Kundenservice-Fenster kostenlos.

Das 24-Stunden-Kundenservice-Fenster

Schreibt Ihnen ein Kunde, öffnet sich ein 24-Stunden-Fenster. Darin antworten Sie frei, und auch Utility-Vorlagen sind kostenlos. Vergehen 24 Stunden ohne neue Nachricht des Kunden, dürfen Sie nur noch Vorlagen senden, die je nach Kategorie berechnet werden. Kommt ein Kunde über eine Click-to-WhatsApp-Anzeige oder einen Button einer Facebook-Seite auf dem Handy, öffnet sich ein 72-Stunden-Fenster, in dem alle Ihre Nachrichten kostenlos sind.

In der Praxis verursacht ein Chatbot, der vor allem Kunden antwortet, die zuerst schreiben, kaum WhatsApp-Gebühren. Kosten entstehen durch Marketing-Nachrichten und Erinnerungen außerhalb des Fensters. Die aktuellen Preise je Land stehen auf der Preisseite von Meta.

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Regeln für KI-Chatbots

Die Bedingungen von Meta für die WhatsApp Business Platform erlauben keine allgemeinen KI-Assistenten, also Produkte, bei denen die KI selbst das Angebot ist, etwa ein öffentlicher Bot im Stil von ChatGPT. Ein Chatbot, der Ihre eigenen Kunden betreut – mit Antworten, Buchungen, Bestellungen und Support –, bleibt erlaubt, weil die KI Ihr Geschäft unterstützt, statt selbst das Produkt zu sein.

  • Kunden müssen zustimmen (Opt-in), bevor Sie ihnen Vorlagen senden, und sie leicht wieder abbestellen können.
  • Meta prüft jede Vorlage vor dem Einsatz, und sie muss zu ihrer Kategorie passen.
  • Ein Mensch sollte übernehmen können, wenn der Chatbot nicht weiterhilft.
  • Für die Chats gilt das Datenschutzrecht, in der EU die DSGVO: Informieren Sie Kunden, wie Sie ihre Daten nutzen, und speichern Sie nur das Nötige.

So starten Sie

  1. Nummer wählen. Eine neue oder Ihre bestehende WhatsApp-Business-Nummer. Je nach Einrichtung können Sie die App parallel weiter nutzen.
  2. Unternehmenskonto einrichten. Ein Meta-Unternehmenskonto mit Anzeigename und Profil. Eine Unternehmensverifizierung bei Meta erhöht Ihre Versandlimits.
  3. Anbindung wählen. Über einen Meta-Lösungsanbieter oder direkt über die Cloud API von Meta, verbunden mit Postfach, CRM oder Shop.
  4. Vorlagen schreiben. Bestätigungen, Erinnerungen und Updates, zur Freigabe bei Meta eingereicht.
  5. Schrittweise automatisieren. Beginnen Sie mit häufigen Fragen und Buchungen, mit Übergabe an Ihr Team, und bauen Sie dann aus.

Wo ein KI-Chatbot hilft

Steht die Plattform, kann ein KI-Chatbot Routinefragen aus Ihren eigenen Informationen beantworten, Buchungen und Bestellungen annehmen und Gespräche mit dem ganzen Verlauf an Ihr Team übergeben. Mehr zu unserem WhatsApp-KI-Chatbot oder im Kosten-Ratgeber für KI-Assistenten.

Sie möchten, dass WhatsApp Ihre Kunden für Sie beantwortet? Erzählen Sie uns, was Ihre Kunden fragen, oder schreiben Sie uns per WhatsApp – Sie erhalten einen persönlichen, kostenlosen Vorschlag.

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